Si leemos sobre Business Intelligence veremos un gran número de términos que parecen sacados de un mundo totalmente ajeno al nuestro: Data Warehouse, Data-Mars, minería de datos, Machine Learning, Deep Learning, inteligencia artificial, dashboard…

Un profesor de matemáticas que tuve en el bachillerato decía algo muy sencillo a lo que no le faltaba razón: “Me faltan datos, no puedo opinar”. Esto aplicado a la empresa se podría concretar en acciones como: recoger todos los datos del negocio, ordenarlos en una base de datos (Data Warehouse), agruparlos en bases de datos más concretas y necesarias para cada departamento o función (Data-Mars) y aplicarles inteligencia utilizando los softwares a nuestro alcance, para poder tomar las decisiones más adecuadas en todas y cada una de las acciones que llevemos a cabo en la empresa. Así podremos aplicar coherencia al trabajo de todas las áreas, opinar sobre qué ha pasado y decidir qué queremos que pase de aquí en adelante.

Te pongo un ejemplo sencillo. Supongamos que tenemos una tienda de ropa. Cuando hacemos nuestra venta en la máquina registradora, anotamos la edad y el género de las personas que han realizado la compra. Además tenemos una página web y un e-Commerce. Todo esto nos devuelve valiosos datos:

Tienda física: Nos indica el tipo de clientes geográficamente cercanos, así como los productos vendidos, los horarios con mayor movimiento y los empleados más efectivos.

Web: Nos devuelve información sobre quién busca nuestros productos, la hora y el target de los buscadores (desde que las cookies existen no se escapa ni un dato).

e-Commerce: Nos da las dos informaciones conjuntas, la de la web y la de la tienda física.

Si cogemos toda esta información, la ordenamos y tipificamos de manera correcta, podremos aplicar inteligencia a los datos resultantes y conocer:

• Cuál es tu público objetivo y optimizar así el marketing y publicidad.
• Los productos que no necesitas mostrar en tienda y puedes dejar solo para el e-commerce, con la consecuencia de la optimización del espacio.
• La mercancía que no deberías volver a comprar para minimizar el stock.
• En qué lugar podrías abrir una nueva tienda física para ampliar tu negocio.
• O bien, optimizar los RRHH para la mejor atención del cliente, gracias a conocer el horario tengo una mayor afluencia en tienda.

Sistemas de negocio inteligente al alcance de las pequeñas empresas

En un negocio como el del ejemplo, seguramente no sea necesario un gran software para llegar a estas conclusiones. Nosotros mismos podremos, obteniendo datos, crear nuestra propia base de datos para poder ver las respuestas a nuestras preguntas con un solo golpe de vista (dashboard). Sin embargo, sí que debes tener en cuenta que a medida que las empresas tienen más actividad, se necesitan más sistemas operativos como un CRM (Customer Relationship Management), un ERP (Enterprise Resource Planning) o herramientas ETL (Extract, Transform and Load) para recoger todos los datos disponibles. La buena noticia es que hoy en día están al alcance de las Pymes.

Este análisis que puede parecer arduo y tedioso (a mí me gusta y lo aplico en mi profesión) nos ayudará a saber si estamos evolucionando; si las acciones que hemos realizado las debemos reconducir; podemos conocer el funcionamiento de la plantilla y saber si hay demasiado absentismo o quién es el mejor vendedor (ojo que no siempre es el que más ventas hace a final de año); en cuanto al producto cuál es la estrella o por el contrario que producto debo de sacar de catálogo o, no menos importante, si los incentivos están bien tabulados. En definitiva, puedes reorganizar un sinfín de cuestiones y tomar decisiones futuras de una manera ágil y sencilla, con una buena ejecución de Business Intelligence.

Por hablar de un caso concreto, en una ocasión coordiné  uno de los ejemplos más claros de la optimización en una empresa gracias a la implantación de un software de gestión, la empresa tenía 10 administrativos para gestionar las ventas de 75 comerciales. Tras la implantación del software y la restructuración del trabajo la empresa pasó a tener 2 administrativas y 150 comerciales, lo que permitió, solo en el primer año, duplicar sus beneficios.

El Business Intelligence se ha convertido sin duda en un imprescindible para poder competir tomando las decisiones más óptimas y así alcanzar el éxito de nuestro negocio ¿Estás aplicándolo a tu negocio? Me encantaría conocer tu experiencia.